La gestione dei dati aziendali è un tema che coinvolge tutte le realtà che ne gestiscono una quantità più o meno rilevante, sia per numeri che per importanza.
Spesso è un aspetto sottovalutato, mentre invece dovrebbe essere un punto cardinale in un progetto di architettura IT.
I dati in una azienda hanno un valore estremamente importante, se archiviati correttamente sono un valore aggiunto che nel tempo valorizzano lo stesso capitale aziendale anche in termini di velocità nella ricerca, aggiornamenti, revisioni, analisi di gestione, ecc.
L’archiviazione dei dati si può affrontare in diversi modi (che sia locale, remoto o in cloud):
A) Archiviazione di base gerarchico con cartelle e sottocartelle, offerto dal sistema operativo in uso nell’ambiente di lavoro; questo è il metodo più semplice ed economico, non proprio snello quando però si ha a che fare con una grande quantità e diversità di documenti da gestire.
Pro: Se ben organizzato comunque può essere un valido aiuto nella ricerca dei dati.
Contro: Difficilmente sarà possibile effetuare analisi e aggiornamenti in automatico, e nel tempo la mole accumulata diventa di difficile gestione.
B) Mediante l’utilizzo di specifici software di archiviazione/catalogazione; qui esistono numerose software house che offrono sistemo più o meno articolati generici, specifici e personalizzabili secondo settori di appartenenza (P.A., Amministrativo, Legale e Notarile, Edile, Medico, ecc.).
Basta “navigare” un po’ in internet per trovarne svariate tipologie più o meno adatte alla propria organizzazione.
Pro: Miglioramento delle performance IT e aziendali, ottimizzazione dei tempi per la ricerca e ripristino.
Contro: Costi di utilizzo dei software spesso molto elevati.
C) Utilizzando un software ad hoc di gestione aziendale che prevede anche l’archiviazione documentale. Qui bisogna affidarsi in mani esperte per realizzare un programma ad hoc costruito su misura per le proprie esigenze.
Pro: Miglioramento delle performance IT e aziendali, ottimizzazione dei tempi per la ricerca e ripristino (sempre che il sofware sia realizzato ad opera d’arte).
Contro: Costi di realizzazione del software spesso molto dispendioso e tempi di realizzazione troppo lunghi.
